Nyt SIS
Nyt SIS-programmet runder vigtig milepæl
Syv procesgrupper har i mere end et halvt år arbejdet ihærdigt med at kortlægge SDU’s nuværende studieadministrative processer. Nu er kortlægningsarbejdet slut, og SDU har et samlet overblik over det uddannelsesadministrative landskab.
Hvor kommer vi fra, og hvor skal vi hen?
I marts 2023 lød startskuddet til en række workshops for udvalgte medarbejdere med stor faglig indsigt i SDU’s studieadministrative arbejdsgange og processer. Procesgruppernes opgave var at identificere processernes start og slut, forudsætninger, resultater, samt afhængigheder til andre administrative processer.
Resultatet er et samlet overblik over alle processerne, herunder:
• Struktureret dokumentation af hovedprocesser og udvalgte delprocesser med kobling til digitale systemer
• Struktureret dokumentation af kontaktpunkter, hvor kommunikation og vejledning mellem SDU og den studerende finder sted
• Et fælles overblik over roller og aktører.
Et vigtig resultat af kortlægningen er også, at deltagerne har identificeret uhensigtsmæssigheder og forbedringspotentialer. En viden som skal bruges, når de nye processer designes.
Hermed har SDU nu et grundlag at arbejde videre ud fra i forbindelse med overgangen til det nye studieinformationssystem SIS. Alle med aktie i Nyt SIS-programmet vil få adgang til procesdokumentationen via en portal. Portalen forventes klar i løbet af oktober 2023.
Procesgruppernes arbejde skaber merværdi
Et biprodukt af procesgruppernes kortlægningsarbejde er, at Studieservice allerede nu ser områder, hvor de – uafhængigt af det nye studieadministrative system – ser et potentiale for at igangsætte forbedringsprojekter. Ambitionen er derfor at gennemføre udvalgte optimeringsindsatser før implementeringen af det nye studieinformationssystem.
Studieservice fejrer milepælen
På billedet ovenfor fejrer proceskonsulenterne Susanne Lyng Hansen (tv.) og Selina Sara Bergstrøm (th.) det veloverståede arbejde med projektleder for forretningssporet i SIS-programmet, Maria Cecilie Vonsild (midten).
- ”Susanne og Selina har begge arbejdet dedikeret på at facilitere de mange workshops og få deltagerne inddraget aktivt i kortlægningen. Den feedback, vi får fra de involverede studieadministrative medarbejdere, viser, at der er en høj grad af tillid til værdien af den fælles indsats og til måden, vi griber det an på”, lyder de rosende ord til proceskonsulenterne fra Maria Cecilie Vonsild.