Er du ph.d.-studerende?

Det store overblik: Grønspættebogen

Velkommen til ph.d.-skolen på Det Humanistiske Fakultet! 

Som ph.d.-studerende er du tilknyttet forskellige enheder på universitetet. Både du og enhederne har forskellige roller og ansvarsområder, så derfor får du her et overblik over det hele.

Ph.d.skolen

... består af de studerende, vejlederne, forskningsenhederne, administration og leder.

Herudover:

Coach: Nina Nørgaard (noergaard@sdu.dk / 6550 2196)

Opgavefordeling i stikord

Ph.d.-studerende:

• ansættes på instituttet (eller associeres instituttet gennem kontrakt)
• indskrives på ph.d.-skolen
• tilknyttes forskningsenhed
• udarbejder ph.d.-plan
• deltager i kurser i et omfang af 30 ECTS
• formidler
• foretager miljøskift
• bliver regelmæssigt evalueret og opdaterer studieaktivitet på PhD web
• skriver afhandling (monografisk/antologisk; dansk/engelsk/?)

Vejleder:

• har ansvaret for den samlede ph.d.-uddannelse
• giver projekt-specifik vejledning og faglig sparring
• bistår ved udarbejdelsen af ph.d.-planen
• afgiver udtalelser i forbindelse med midtvejsevalueringer
• afgiver udtalelse om det samlede forløb ved studiets afslutning
• har aktiv rolle vedr. valg af kurser, formidling og miljøskift, herunder anbefaling af forbrug af rejsemidler m.v.
• er tilforordnet medlem af bedømmelsesudvalget uden stemmeret

Ph.d.-skoleleder:

• vælges typisk også til formand for ph.d.-udvalget
• er født medlem af rektors ph.d.-råd
• indskriver nye ph.d.-studerende
• udpeger vejledere efter indstilling fra institutleder
• evaluerer studerende (efter 2., 4. og 5. semester)
• fortrolig samtalepartner
• evaluerer skolens aktiviteter
• indstiller til dekanen om opfølgning af overordnede evalueringer
• styrer økonomien for kursusvirksomheden
• er ansvarlig for udbud af generiske kurser
• tegner skolen udadtil i nationalt og internationalt samarbejde

Ph.d.-udvalg:

• (VIP-gruppen) rådgiver ph.d.-skolelederen vedr. indskrivning af nye ph.d.-studerende
• godkender kurser og ECTS points
• behandler dispensationsansøgninger
• rådgiver ph.d.-skolelederen ved ph.d.-planer / revision af ph.d.-planer
• indstiller institutlederens forslag til bedømmelsesudvalg til dekanens godkendelse

Institutleder

• udarbejder stillingsopslag
• anbefaler indskrivning og indhenter godkendelse af indskrivningsmulighed for kvalificerede ansøgere/kandidater hos ph.d.-skolelederen
• ansætter den ph.d.-studerende
• har det personalemæssige ansvar
• afholder MUS/GRUS
• indstiller vejleder/vejlederskift til ph.d.-skolelederens godkendelse
• godkender ph.d.-planen og senere tillæg/ændringer
• har ansvar for den konkrete udmøntning af formidlingsdimensionen
• godkender forbrug af de reserverede annuumsmidler efter vejlederens anbefaling
• godkender evalueringsskemaer
• fremsender forslag til udvalg til bedømmelse af indleverede ph.d.- afhandlinger
• forestår på dekanens vegne forsvaret af afhandlingen

Forskningsleder

• får ph.d.-studerende tilknyttet sin enhed
• er kobling mellem ph.d.-skole og institut:
  •  planlægger og afvikler fagspecifikke kurser og aktiviteter i relation til de relevante faglige miljøer
  • er sammen med vejleder ansvarlig for de ph.d.-studerendes optimale tilknytning til relevante forskningsmiljøer og forskergrupper
• forvalter selv en del af det faglige miljø for de tilknyttede ph.d.-studerende
• samarbejder med fagrelaterede FUP'er nationalt

Institutter

Institut for Design, Medier og Uddannelsesvidenskab (IDMU)
Institutleder: Marianne Wolff Lundholt (malu@sdu.dk), + 45 6550 1339

Institut for Kultur- og Sprogvidenskaber (IKS)
Institutleder: Per Krogh Hansen (pkha@sdu.dk), +45 6550 1451

Vejledning til ph.d.-planen

Senest tre måneder efter studiestart skal din ph.d.-plan være godkendt. Den bliver indkaldt via digital blanket på PhDweb.

Ph.d. -planen skal sikre, at den ph.d.-studerende i samråd med vejlederen nøje overvejer og formulerer studiets formål, indhold og tidsplan. Ph.d.-planen er grundlag for ph.d.- skolelederens vurdering af, om der er tale om et realistisk og fornuftigt planlagt studium af tilstrækkelig faglig kvalitet. Den danner grundlag for de regelmæssige evalueringer, som i resten af studieperioden er afgørende for studiets fortsættelse. Ved studiets afslutning gør ph.d.-planen det muligt at vurdere, om uddannelsen er tilfredsstillende gennemført, og om det opnåede resultat er i overensstemmelse med det planlagte forløb.

Ph.d.-planen skal derfor indeholde:

• En beskrivelse for ph.d.-projektet, som normalt vil bygge videre på den projektbeskrivelse, der blev afleveret ved ansøgningen
• Afhandlingens form: monografi eller antologisk afhandling (ved antologisk afhandling skal eventuelle medforfatterskaber angives)
• Afhandlingens sprog (dansk eller engelsk; andet sprog skal der argumenteres specifikt for)
• En tidsplan for projektet og fordelingen af arbejdet på de kommende semestre (de sidste to semestre bør så vidt muligt friholdes til afhandlingsarbejdet). Tidsplanen kan med fordel udarbejdes i tabelform.
• Tilknytning til forskningsenhed
• En foreløbig beskrivelse af de to aktiviteter, som ph.d.-stipendiaten organiserer i samråd med vejleder og forskningsleder. Aktiviteterne skal være fastlagt ved 1. årsevalueringen.
• Planer for formidlingsdelen (der bør falde inden for de første fire semestre). Planen kan med fordel udarbejdes i tabelform og skal være angivet så detaljeret som muligt. Fx. er det en god idé at anføre titler på planlagte kurser (dvs. de kurser du skal undervise) og anslået antal timer jf. gældende normaftale.
• En angivelse af vejledningens form for det første år på baggrund af en forventningsafstemning mellem den ph.d.-studerende og vejlederen.
• Overvejelser vedrørende miljøskift. En endelig plan skal foreligge senest ved 1.årsevalueringen.
• Eventuelle aftaler om ophavsret, f.eks. hvis ph.d.-uddannelsen gennemføres i samarbejde mellem flere parter
• Et budget der angiver hvorledes basispuljen (40.000,-) forventes anvendt. Hvor meget anslås at skulle bruges på hhv. kurser og miljøskifte? Her skal desuden anføres, hvis projektet indebærer større udgifter end den normale bevilling (herunder især rejsemidler, særligt udstyr, licenser, dataindsamling, mv.) og hvorledes dette forventes finansieret. Mange vil kunne nøjes med at anføre, at de vil bruge deres basispulje til rejser i forbindelse med kurser, konferencer og miljøskift, og at de selv vil søge midler til evt. yderligere behov.

Opstår der behov for ændringer af i ph.d.-planen efter godkendelse, indsendes et addendum til ph.d.-skolelederen. Ændringer i ph.d.-kurser og miljøskift kræver ikke et addendum. Substantielle ændringer i formidlingsaktiviteter fordrer et addendum. Et addendum skal påtegnes af vejleder og institutleder.
 

Forventningsafstemning vedrørende vejledning

I ph.d.-planen skal der være et særskilt afsnit om vejledningens form, der detaljeret redegør for en forventningsafstemning mellem vejleder og ph.d.-studerende vedrørende vejledningen i forløbets første år.

Husk at angive om der er tilknyttet en medvejleder til projektet.

Forventningsafstemningen for de følgende år foregår som del af din 1.års-, 2.års- og 5.- semestersevaluering. Redegørelsen bør indeholde en præcisering af, hvorledes vejledningen vil blive udmøntet konkret:

• mødefrekvens
• mødeform (online/fysisk)
• mødestruktur (dagsorden, referat, løst struktureret etc.)
• vejleders tilgængelighed mellem møder (telefon, mail, drop-by etc.)
• vejlederens frist til at forholde sig til skriftligt materiale
• omfanget af skriftligt materiale, vejlederen skal forholde sig til
• kontakt ved vejleders eller ph.d.-studerendes ophold i udlandet
• andre forventninger, som den ph.d.-studerende og vejlederen kan have til hinanden i vejledningsforløbet.

Ph.d.-skolen anerkender, at behov og vejledningsforløb kan være meget forskellige. Ph.d.- studerende og vejleder skal dog sørge for at foretage en reel og detaljeret forventningsafstemning for at undgå misforståelser og skuffede forventninger.

Louise Nyholm Kallestrup, ph.d.-skoleleder, april 2024

Evalueringer

Sammen med hovedvejlederen skal du som ph.d.-stipendiat i løbet af studiet tre gange udarbejde evalueringer af studieforløbet. Evalueringen er en afrapportering af de opgaver, som du som ph.d.-stipendiat skal løse såsom kursusaktiviteter, formidling, miljøskift og skriftligt arbejde, men den skal også orientere institutlederen om projektets status. Den første evaluering skal være godkendt efter andet semester, den anden efter fjerde semester og den sidste efter femte semester. Efter sjette semester afgiver hovedvejlederen en vurdering om den samlede ph.d.-uddannelse er tilfredsstillende gennemført.

De regelmæssige evalueringer af ph.d.-uddannelsen er tilrettelagt for at opfylde bestemmelsen i § 10 i vedhæftede ph.d.-bekendtgørelse af 27. august 2013.

Alle evalueringer bliver indkaldt som digital blanket via PhDWeb. Alle studieaktiviteter (kursusaktiviteter, formidlingsaktiviteter, miljøskift) skal ajourføres løbende på samme platform.

1. årsevalueringen

Den første evaluering indkaldes et år efter indskrivning, og består af en digital blanket via PhDWeb, som skal udfyldes af både dig og din hovedvejleder. Efterfølgende bliver du indkaldt til samtale med ph.d.-skolelederen.  

Den digitale blanket indeholder følgende opgaver:

• Du skal uploade din godkendte ph.d.-plan 
• Sammen med hovedvejleder skal du beskrive status på de fælles aftaler om vejledning
• Din hovedvejleder skal skrive en detaljeret redegørelse for projektets status i forhold til din ph.d.-plan. Hovedvejleder skal desuden beskrive kvaliteten af det skriftlige arbejde indtil videre.

Basis for samtalen er din ph.d.-plan og den digitale blanket. Det er således vigtigt, at du holder sine studieaktiviteter ajourført på PhDWeb, så hver evaluering tager udgangspunkt i de mest aktuelle studieaktiviteter.

Efter det første studieår forventes det, at du har samlet 10-15 ECTS-point, samt at du har opfyldt en del af din formidlingsforpligtelse. Der skal også foreligge konkrete planer for miljøskifte.

Hvis projektet forløber efter ph.d.-planen, og du har opfyldt de forventede delmål i forhold til kursusdeltagelse og formidling, vil ph.d.-skolelederen sidst i samtalen godkende evalueringen. Hvis der er usikkerhed om, hvor vidt dit projekt forløber efter planen, bliver både du og din hovedvejleder indkaldt til en samtale med ph.d.-skolelederen. 

2. årsevalueringen

Din 2. årsevaluering kommer til at forløbe på samme måde som 1. årsevalueringen. Efter andet studieår forventes det, at du har samlet 25-30 ECTS-point, og at ud har opfyldt størstedelen af dine formidlingsaktiviteter. Normalt vil miljøskifte ligeledes være afsluttet efter andet år.

5. semestersevalueringen

Din 5. semestersevaluering vil ligeledes blive indkaldt som digital blanket på PhDWeb.

Den digitale blanket indeholder følgende opgaver:

• Du skal uploade din godkendte ph.d.-plan
• Du skal i samarbejde med din hovedvejleder skrive en detaljeret redegørelse for projektets status i forhold til din ph.d.-plan og til tidshorisonten for indlevering af afhandling

Blanketten bliver dernæst automatisk sendt til godkendelse hos hovedvejleder, institutleder og ph.d.-skolelederen. Hvis jeres redegørelse viser, at ph.d.-afhandlingen ikke kan indleveres til tiden, vil I begge blive indkaldt til en samtale med ph.d.-skolelederen med henblik på at udarbejde en plan for aflevering. 

Vi forventer, at såvel kursusdelen, formidlingsforpligtelsen som miljøskiftet er afsluttet på dette tidspunkt. Senere opnåede ECTS points skal dog registreres på PhDweb, hvis du på det tidspunkt endnu ikke har opnået 30 ECTS. Det kræver dog en særskilt godkendelse af vejleder, institut og ph.d.-skoleleder. Kursusaktiviteter skal opgives på dansk og engelsk, idet eksamensbevis og kursusindstik skal udfærdiges på begge sprog.

ECTS i ph.d.-uddannelsen

I henhold til ph.d.-bekendtgørelsen skal ph.d.-studerende i løbet af studiet gennemføre kurser i et omfang svarende til 30 ECTS. De 30 ECTS opnås ved deltagelse i:

• annoncerede kurser, der udbydes til ph.d.-studerende primært i regi af vores egen eller andre ph.d.-skoler, og hvor der udstedes kursusbeviser med angivelse af ECTS-vægt
• ECTS-udløsende aktiviteter, der direkte understøtter det pågældende projekt og/eller forbereder den ph.d.-studerende til en forskerkarriere (fx studiekredse, master classes, konferencedeltagelse, prøveforsvar, (med)arrangering af kurser, symposier og konferencer). Der gives som udgangspunkt ikke ECTS for almindelig løbende deltagelse i forskningsgruppen. 

Annoncerede kurser er enten generiske eller fagspecifikke. Generiske kurser udbydes typisk fra centralt hold på ph.d.- skolen eller SDU HR, mens fagspecifikke kurser kan udbydes af forskningsgrupperne.

Der er to obligatoriske generiske kurser, nemlig velkomstsessionen og Responsible Conduct of Research. Du bliver indkaldt til velkomstsessionen af ph.d.-skoleadministrationen umiddelbart efter din studiestart. Du skal selv tilmelde dig Responsible Conduct of Research, som du finder på vores kursusside. ECTS-udløsende aktiviteter udbydes ligeledes af forskningsgrupperne eller aftales direkte med vejlederen.

Vi opfordrer til at sigte efter at opnå 15-20 ECTS i annoncerede kurser og 10-15 ECTS i andre ECTS-udløsende aktiviteter. Behov blandt ph.d.-studerende kan dog variere, så derfor er der ikke specifikke regler om, hvordan du fordeler ECTS-værdien af dine aktiviteter. Kurser og aktiviteter opgøres i et kursusindstik til det endelige ph.d.-bevis.

Registrering af kursusaktiviteter

Du skal løbende registrere dine kursusaktiviteter på PhDWeb og uploade dine kursusbeviser til registreringerne. Hvis din kursusaktivitet ikke har udløst et kursusbevis, skal du starte blanketten ”ECTS-givende aktiviteter” i PhDWeb og efterfølgende uploade den godkendte blanket sammen med din registrerede aktivitet.

En aktivitet (fx konferencedeltagelse med paper) kan ikke både tælle som formidling og udløse ECTS. Undervisningsformidling opgøres i samlet timeantal for forberedelse og undervisningstimer. Husk at tjekke din normaftale på SDUnet for at se de gældende regler for forberedelsestid, arbejdstid per skemalagt time m.m. Det er muligt at optjene ECTS i forbindelse med kurser og aktiviteter under miljøskift – som altid efter aftale med vejleder.

Miljøskift

I bekendtgørelsen for ph.d.-uddannelsen §7, stk. 3, er der krav om, at der i løbet af studiet foretages et miljøskift til udlandet. Kravet er ikke-kvantificeret. I fakultetets regelsæt §12, står der mere udfyldende:

”Miljøskiftet har til formål at give stipendiaten mulighed for at indgå i et eller flere aktive miljøer uden for egen institution for derved at udbygge sit netværk, deltage i en bredere vifte af faglige aktiviteter, indgå i en udvidet dialog om sit projekt og finde ny inspiration.
Stk. 2                Ved planlægningen af miljøskift skal projektrelevans højprioriteres, og i den udstrækning det er foreneligt med udlandsophold skal dette ligeledes højprioriteres.
Stk. 3                Miljøskiftet skal have en samlet varighed på mindst 3 måneder (13 uger) og skal så vidt muligt tidsfæstes og målsættes i ph.d.-planen.
Stk. 4                Endelig plan for miljøskiftet udarbejdes sammen med vejleder og fremsendes senest i forbindelse med 1. årsevalueringen.
Stk. 5                Der kan kun dispenseres fra krav om miljøskifte ved usædvanlige forhold.”

Dine udlandsophold behøver ikke nødvendigvis at være 3-6 måneder uafbrudt ophold, hvis det pga. private eller arbejdsrelaterede forpligtelser eller udfordringer ikke kan lade sig gøre. Ph.d.-udvalget er derfor ret pragmatisk mht. hvordan miljøskiftet foretages så længe formålet opnås. Det kan fx sammenstykkes af flere separate ophold over de tre studieår af helt ned til 1 uges varighed (fx et konferenceophold), så længe det i alt udgør mindst 13 uger.

Ved udlandsophold er det vigtigt, at miljøskiftet arrangeres så uformelt som overhovedet muligt, så du som ph.d.-stipendiat mere opfattes som selvkørende ”visiting scholar” end som studerende. I Danmark – modsat de fleste andre steder i verden – er ph.d.-studerende ikke ”bare” studerende, men også overenskomstansatte kolleger. Typisk kan miljøskiftet arrangeres uformelt gennem vejleders eller andre kollegers netværk. Ph.d.-skolen kræver ikke dokumentation for opholdet og anbefaler, at du undgår indskrivning eller anden formel tilknytning på det udenlandske universitet, som typisk udløser studieafgift eller anden betaling. Derfor opfordres du desuden til at tage egen computer og andet udstyr med samt at gøre brug af fælles studiepladser frem for at bede om eget kontor. Det eneste konkrete ønske ph.d.-skolen har, er at du får indblik i et andet forskningsmiljø og herunder får mulighed for at deltage i forskningsmæssige aktiviteter som fx forskergruppemøder, gæsteforelæsninger, studiekredse, mv., samt at drøfte dit projekt med en eller flere andre forskere.

Under opholdet har du mulighed for at optjene ECTS til kursusdelen ved at deltage i kurser, konferencer og ECTS-udløsende aktiviteter.

Ph.d.-udvalget kan ikke dispensere fra kravet om miljøskift idet det er et bekendtgørelsesmæssigt krav, men der kan i særlige tilfælde dispenseres fra fakultetets kvantificering, hvis der foreligger usædvanlige forhold, og så længe formålsbeskrivelsen i § 12 ses at være opfyldt på en god måde. Hvis du vil søge om dispensation fra bestemmelserne om miljøskifte, kan du gøre det ved at starte blanketten ”Dispensation fra bestemmelserne om miljøskift” på PhD Web.

Alle studerende i ph.d.-skolen har en basispulje på DKK 30.000 til at dække rejseomkostninger ifm. kurser ved andre universiteter, nationale og internationale konferencer og miljøskift. Alle rejser aftales og afregnes på instituttet i henhold til gældende praksis på det pågældende sekretariat.

Buddyordningen

Hvert år udpeges der buddies for de nye ph.d.-stipendiater. En buddy er en ph.d.-stipendiat, der har gået på ph.d.-skolen i minimum ét semester. 

Buddyens opgaver

En buddy har til opgave at fremme det fagligt sociale miljø blandt ph.d.-studerende i et forskeruddannelsesprogram og også gerne på tværs af programmerne, og kan til det formål tage initiativ til frokost eller kaffe- kage-møder på ph.d.-skolens regning. Buddy-møder udgør en studiemiljøfremmende aktivitet i regi af ph.d.-skolen uden formel dagsorden og referat, men med en samlet årlig evaluering i ph.d.-udvalget. Formålet med buddyordningen er at give ph.d.-studerende mulighed for uformelt at udveksle erfaringer, og drøfte problemstillinger i tilknytning til deres forløb. En buddy kan også arrangere temamøder evt. med gæsteoptræden som fx en vejleder, en programleder, coachen, ph.d.-skolelederen. Der er ikke bestemte regler for mødefrekvens, men 2-4 gange pr. semester vil medvirke fint til at opfylde målsætningen. Forplejningen på buddy-møderne holdes på et spartansk niveau, fx en sandwich og en vand pr. deltager eller kaffe og kage. Forplejningen hentes samlet i kantinen (ingen elektroniske bestillinger) og betales med en rekvisition som fås hos Martin Lund i fakultetsadministrationen (mlund@sdu.dk / 6550 3117). Efter arrangementet afleveres en liste med deltagernavnene til Martin. Eventuelle spørgsmål til ordningen rettes til ph.d.-skolelederen.

Coaching

En personalepsykolog er tilknyttet SDU og kan kontaktes gennem websiden for ansatte. Ph.d.-studerende ved fakultetet har mulighed for coaching af en medarbejder ved fakultetet.

Såvel ph.d.ere, der er kørt fast i processen, som ph.d.ere, der ønsker at arbejde med deres svagheder og styrker samt optimere deres motivation i arbejdsprocessen, kan få glæde af coaching.

Coaching er en afklaringsproces, der gennem målrettede spørgsmål søger at hjælpe dig med at afdække en given problematik og finde realiserbare løsninger og realistiske mål.

Coaching må ikke forveksles med den faglige vejledning, som ydes af ph.d.-vejlederen. En coach giver ikke gode råd eller faglige input, medmindre du beder om det. Coachen fungerer derimod som katalysator for din selvrefleksion.

Et coachingforløb består af en række individuelle samtaler. Varigheden af et coachingforløb tager udgangspunkt i den enkeltes behov og strækker sig typisk over 1-6 møder af cirka 60-90 minutters varighed.

Nina Nørgaard om sin coaching:

"I min coaching af ph.d.-studerende har tilbagevendende emner været midlertidige problemer i arbejdsprocessen, skriveblokering, prioritering af tid, struktur på arbejdsdagen, stress, planlægning, fokus, motivation, balance mellem arbejds- og privatliv, udfordringer i forbindelse med undervisning og vejledning, personlig og faglig usikkerhed samt behov for at finde nye veje ud af fastlåste situationer. Det er dig, der afgør, hvad der skal være fokus i dit coachingforløb.

Ønsker du at benytte dig af dette tilbud, er du meget velkommen til at kontakte mig."

Ph.d.-coachingen er anonym og gratis.

Nina Nørgaard
Lektor, ph.d., certificeret coach
Institut for Sprog, Kultur, Historie og Kommunikation
Syddansk Universitet, Odense
Tlf: 6550 2196
E-mail: noergaard@sdu.dk
Kontor: Ø11-303b-2