Virtuelt teamwork kræver klare jobroller

Af Fang Zheng og Nicole F. Richter, begge Institut for Virksomhedsledelse, Syddansk Universitet, og Jakob Lauring, Institut for Virksomhedsledelse, Aarhus Universitet

Virtuelt teamwork er siden covid-pandemien blevet en ny norm i mange virksomheder. I Danmark vil det også sige globalt virtuelt teamwork, da vi - sammenlignet med resten af Europa - har en høj beskæftigelsesrate i internationale selskaber.

Ifølge Danmarks Statistik var hver femte dansker i den private sektor ansat i en udenlandsk ejet international virksomhed i 2021. Det løber op i en betragtelig arbejdsstyrke på 327.000 fuldtidsansatte, som genererer indtægter på knap 1,3 milliarder danske kroner. Så det har stor relevans for danske virksomheder at forstå og at være i stand til at udnytte virtuelt globalt teamwork effektivt.

Som svar på den udfordring for erhvervslivet har flere danske universiteter, herunder også Syddansk Universitet Business School, etableret forskningsbaseret undervisning i globalt virtuelt teamwork som en integreret del af deres pensum.

Regeringen har også søsat nye initiativer, der skal støtte virksomhederne i forhold til at håndtere det digitaliserede arbejdsmarked. For eksempel implementerede Arbejdsministeriet fra april 2022 nye retningslinjer for fjernarbejde, der har til formål at forbedre medarbejdernes arbejdsmiljø og arbejdsvilkår, når de arbejder på distancen. Et udspil, der siger noget om dets stigende betydning for virksomhederne.

Regeringen har derudover barslet med flere nye tiltag, som skal hjælpe virksomhederne med at agere i det digitale arbejdslandskab. Alligevel er der stadig mange medarbejdere, som har vanskeligt ved at tilpasse sig den nye situation.

På enhver arbejdsplads er det enormt vigtigt, at medarbejderne føler, at der er klare linjer omkring deres jobfunktion. Og i globale virtuelle teams er det simpelthen en nødvendighed. Disse teams består meget ofte af medlemmer med mange forskellige kulturelle og sproglige baggrunde, og de befinder sig langt fra hinanden, så de er afhængige af digitale kommunikationsmidler for at kunne arbejde effektivt sammen på tværs af geografiske lokaliteter og tidszoner.

Deres kulturelle mangfoldighed kan i mange tilfælde bidrage til en bred vifte af muligheder for innovation og kreativitet i kraft af den diversitet, de rummer. Men i de globale virtuelle teams er der også en risiko for at medlemmernes arbejde bliver besværliggjort af misforståelser – både i relation til arbejdsprocesser, opgavefordeling og beslutningstagning.

Sprogbarrierer og kulturforskelle kan i sig selv afstedkomme alle mulige former for fejltagelser – og derudover er et virtuelt teamwork karakteriseret ved manglende social interaktion og derfor også uklare ikke-verbale signaler – alt sammen noget, der gør det sværere at etablere tillid end på den fysiske arbejdsplads. Derfor er klart definerede roller en helt afgørende faktor for både teamets samlede præstation og de enkelte medlemmers trivsel.

Forskningen har vist, at en krystalklar rolledefinition fungerer retningsgivende for de enkelte medarbejderes forståelse af opgaven, målsætningerne og forventningerne, mens en uklar arbejdsrolle ofte medfører forvirring og usikkerhed. Vores data peger utvetydigt på, at klarhed omkring arbejdsroller ikke bare er 'nice to have’, men selve forudsætningen for et optimalt teamarbejde. Med andre ord kan virksomhederne ikke forvente at opnå den bedste performance fra deres teams uden en klar definition af de enkelte teammedlemmers jobroller i det virtuelle arbejde.

Der er flere ting, som virksomheden kan gøre for at forbedre det virtuelle teamarbejde ved hjælp af klare rollebeskrivelser. Den kan først og fremmest prøve at skaffe sig et indblik i, hvor klart og veldefineret medarbejderne selv opfatter deres jobrolle. Det kan den gøre ved at stille spørgsmål som: ’Er mine medarbejderes arbejdsmål og processer tydeligt beskrevet?’, 'Er mine medarbejdere bekendt med deres ansvarsområder?' og 'Forstår mine medarbejdere præcist, hvad der forventes af dem?'.

Baseret på den type spørgsmål kan virksomheden udarbejde detaljerede jobbeskrivelser med entydige retningslinjer i forhold til ansvarsfordeling, opgaver og forventninger. Disse beskrivelser skal være let forståelige, let tilgængelige og synlige, så alle kan finde dem og referere til dem. Det er også gavnligt at have standardprocedurer for de mest almindelige arbejdsopgaver og -processer. Visuelle hjælpemidler som flowcharts og organisationsdiagrammer kan med fordel bruges til at gøre informationen enkel og klar.

En anden mulighed er at tilbyde målrettet onboarding. Inden arbejdets start bør de nye teammedlemmer modtage detaljeret information om deres roller og ansvarsområder gennem en omfattende onboarding-proces. Her kan rollespil og øvelser fx anvendes til at give medarbejderne en bedre forståelse af deres roller, ikke mindst i relation til komplekse eller uklare situationer. Kulturel sensitivitetstræning kan også være gavnlig for at fremme forståelsen og respekten for de kulturelle forskelle i teamet, hvilket igen kan bidrage til en stærkere rolleklarhed.

Indførelse af effektive feedbackmekanismer og åbne kommunikationskanaler kan også være et effektivt tiltag. Der skal være et system, for eksempel i form af spørgeskemaundersøgelser eller individuelle sessions, hvor medarbejdere kan give feedback på rolleklarheden, dele eventuel forvirring og foreslå forbedringer. Lederne bør i hvert fald regelmæssigt have én-til-én samtaler med teammedlemmerne, hvor de drøfter jobrollen og klarlægger eventuelle tvetydigheder.

Det er også en god idé at implementere konfliktløsningsmekanismer til at håndtere de uoverensstemmelser, der måtte opstå, for eksempel på grund af rolleoverlap eller uklarheder omkring jobrollen. Ligesom autoritet i forhold til beslutningstagning skal være fuldstændig klart defineret for at undgå overlap og konflikter.

Endelig kan der løbende foretages en evaluering af jobroller. Det forudsætter en regelmæssig kritisk revision af rollerne, som især vil være relevant i forbindelse med afslutningen på større projekter, indførelse af organisatoriske ændringer eller forandringer i teamdynamikken.

Morgendagens arbejdsmiljø vil med stor sandsynlighed kræve, at ledelsen kan håndtere globale virtuelle teamworks. Og vores forskning peger på, at klart definerede arbejdsroller er et helt centralt instrument til at lede disse teams effektivt. Det sikrer, at alle medarbejdere er fuldt bevidste om deres ansvarsområder, hvilke opgaver de skal udføre, samt de forventninger der er til dem.

Rolleklarhed vil ikke alene styrke medarbejdernes jobtilfredshed, men også forbedre deres performance inden for teamet. For at maksimere udbyttet af de globale virtuelle teams bør virksomheder derfor udarbejde strategier, der fremmer klarhed omkring jobrollerne. For eksempel ved hjælp af tiltag som er målrettet onboarding, detaljerede jobbeskrivelser med klare vejledninger, samt etablering af åbne kommunikationskanaler og effektive feedback- og konfliktløsningsmekanismer. Det vil sikre, at teammedlemmerne er fuldstændig afstemt i forhold til deres roller og ansvarsområder og dermed også i stand til at leve op til de forventninger, der er til dem.

Kronikken er bragt i Jysk Fynske Mediers Erhverv+, torsdag den 15. februar 2024.