Vejledning til studienævnsmedlemmer ved Det Samfundsvidenskabelige Fakultet

§ 18. Rektor nedsætter et eller flere studienævn, herunder for at sikre de studerendes og de videnskabelige medarbejderes medbestemmelse på og medinddragelse i uddannelse og undervisning.

Stk. 2. Hvert studienævn består af et lige stort antal repræsentanter for det videnskabelige personale og de studerende, som vælges af og blandt henholdsvis det videnskabelige personale og de studerende.

Stk. 3. Studienævnet vælger af sin midte blandt det videnskabelige personale en formand og blandt de studerende en næstformand.

Stk. 4. Studienævnet har foruden de i vedtægten fastsatte opgaver til opgave at sikre tilrettelæggelse, gennemførelse og udvikling af uddannelse og undervisning, herunder

1) at kvalitetssikre og kvalitetsudvikle uddannelse og undervisning og påse opfølgning af uddannelses- og undervisningsevalueringer,

2) at udarbejde forslag til studieordning og ændringer heri,

3) at godkende plan for tilrettelæggelse af undervisning og af prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen,

4) at godkende ansøgninger om merit, herunder forhåndsmerit, og om dispensation, og

5) at udtale sig inden for sit område i alle sager af betydning for uddannelse og undervisning og drøfte forhold om uddannelse og undervisning, som rektor forelægger.

Stk. 5. Studielederen har til opgave i samarbejde med studienævnet at forestå den praktiske tilrettelæggelse af undervisning og af prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen. Studielederen godkender opgaveformulering og afleveringstidspunkt for kandidatspecialet samt i tilknytning hertil en plan for vejledningen af den studerende.

Stk. 6. Studienævnsformanden kan i særlige tilfælde godkende ændringer i studienævnets afgørelser om forhåndsmerit.

Studieleder

§ 23. Studielederen har til opgave sammen med studienævnet eller -nævnene at forestå den praktiske tilrettelæggelse af undervisning og af prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen. Studielederen godkender opgaveformulering og afleveringstidspunkt for kandidatspecialet samt i tilknytning hertil en plan for vejledningen af den studerende.

Stk. 2. Studielederen skal rekvirere undervisning hos relevante institutter i henhold til studienævnets beslutning.

Stk. 3. Studielederen skal sammen med studienævn og i samarbejde med relevante institutledere følge op på evaluering af uddannelse og undervisning. Studielederen skal endvidere sammen med studienævn og under relevante institutlederes ansvar sikre en løbende evaluering af undervisningen.

Stk. 4. En studieleder, der ikke er formand for studienævnet, deltager i studienævnets møder som observatør.

Studienævn

§ 38. Studienævnet har til opgave at sikre tilrettelæggelse, gennemførelse og udvikling af uddannelse og undervisning.

Stk. 2. Studienævnet udarbejder forslag til studieordninger og ændringer heri og videresender dem til dekanens godkendelse efter høring i det eller de berørte institutter, jf. § 46.

Stk. 3. Studienævnet skal have lejlighed til at udtale sig om forslag til ændring af bestående og til nye uddannelsesbekendtgørelser. Studienævnet skal have lejlighed til at udtale sig om forslag til generelle regler for eksamen, karaktergivning, undervisning og merit samt om alle sager af betydning for uddannelse og undervisning. Desuden skal nævnet drøfte forhold om uddannelse og undervisning, som rektor eller den, rektor bemyndiger hertil, forelægger.

Stk. 4. Studienævnet skal godkende studielederens plan for tilrettelæggelse af undervisning og af prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen.

§ 39. Studienævnet skal påse, at samordningen af studiets enkelte dele finder sted, således at enkelte fag eller discipliner ikke ændres i urimeligt omfang. Nævnet skal ligeledes påse, at den undervisning, der gives, og de eksamenskrav, der stilles, svarer til uddannelsens mål og de fastsatte eksamensfordringer.

Stk. 2. Studienævnet skal kvalitetssikre og kvalitetsudvikle uddannelse og undervisning, herunder inddrages i evaluering af uddannelse og undervisning, og påse, at der sker en opfølgning af disse evalueringer.

§ 40. Studienævnet godkender ansøgninger om merit, herunder forhåndsmerit, og kan inden for de generelle retningslinjer dispensere fra uddannelsesbekendtgørelsen efter regler fastsat heri og fra studieordningens bestemmelser inden for bekendtgørelsens rammer.

§ 41. Studienævnet vælger af sin midte en formand og en næstformand fra henholdsvis valggruppe I og valggruppe III. Næstformanden deltager i tilrettelæggelsen af studienævnets arbejde. Valget af formand og næstformand skal godkendes af dekanen, jf. § 20, stk. 1.

Stk. 2. Inden for rammerne af standardforretningsordenen fastsætter studienævnet selv sin forretnings-orden. Forretningsordenen godkendes af rektor.

Studienævnet består af et lige stort antal medlemmer valgt blandt de videnskabelige medarbejdere og lærere (valggruppe I) og valgt blandt de studerende (valggruppe III), i alt mindst fire og højst 10, der vælges af og blandt henholdsvis valggruppe I og valggruppe III, jf. § 20, stk. 1.

Stk. 2. Højst fem medlemmer vælges blandt de videnskabelige medarbejdere og lærere, der underviser inden for det pågældende studienævns område, og heraf må højst en være valgt uden for gruppen af heltidsansatte videnskabelige medarbejdere.

Stk. 3. Højst fem medlemmer vælges som repræsentanter for de studerende. Hvis lærerrepræsentationen er mindre end fem, vælges et tilsvarende mindre antal studerende.

Stk. 4. For medlemmerne valgt i valggruppe I er funktionsperioden fire år og for medlemmerne valgt i valggruppe III et år.

Stk. 5. Valg foregår i overensstemmelse med reglerne fastsat af bestyrelsen i henhold til § 44.

-o-

§ 28. De kollegiale organer udøver deres virksomhed i møder. Dersom alle medlemmerne er enige herom, kan sager dog afgøres ved skriftlig behandling.

Stk. 2. De kollegiale organer er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende, dog ikke i studienævn, hvor et forslag som udgangspunkt bortfalder ved stemmelighed, medmindre forslaget af hensyn til undervisningen er nødvendigt for universitetets virksomhed. Et sådant forslag går da til dekanens afgørelse.

Stk. 3. De kollegiale organers møder er offentlige, medmindre det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt, at behandlingen foregår for lukkede døre.

§ 29. Medlemmerne af de kollegiale organer har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de i kraft af deres medlemskab bliver bekendt med, og hvis hemmeligholdelse ifølge sagens natur er påkrævet. Tavshedspligten ophører ikke med udtræden af det pågældende organ.

Stk. 2. Rektor og de øvrige ledere er undergivet de samme regler om inhabilitet som medlemmerne af de kollegiale organer, jf. forvaltningslovens § 3.

Stk. 3. Reglerne gældende for den offentlige forvaltning er i øvrigt gældende for både ansatte og udpegede ledere og for medlemmerne af bestyrelsen og for medlemmerne af de kollegiale organer, jf. universitetslovens § 1, stk. 2.

Nærværende standardforretningsorden er udarbejdet i henhold til vedtægtens § 3, stk. 3, nr. 4 og regulerer de formelle rammer for de kollegiale organers (akademiske råd og studienævns) virksomhed.

Fælles bestemmelser for akademiske råd og studienævn

De kollegiale organers møder

§ 1. De kollegiale organer udøver deres virksomhed i møder. Rutinesager kan dog afgøres ved skriftlig behandling, hvis alle organets medlemmer tiltræder dette. Møderne er offentlige, men sager kan behandles for lukkede døre, hvis det på grund af deres beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt anses for nødvendigt eller ønskeligt.

Stk. 2. Sager, der indeholder oplysninger om personlige forhold, skal behandles for lukkede døre.

Stk. 3. Hvis det bestemmes af det kollegiale organ eller dettes formand, skal spørgsmål om behandling af en sag for lukkede døre forhandles forud for sagsbehandlingen.

Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.

Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære et kollegialt organs offentlige sagsbehandling under iagttagelse af god ro og orden. Hvis en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden udelukke denne eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet.

§ 2. De kollegiale organer skal afholde møder mindst én gang i semestret. Mødesteder, -dage og -tidspunkter fastsættes i forretningsordenerne for de enkelte organer.

Stk. 2. Ud over de ordinære møder, der er fastsat i forretningsordenerne for de enkelte møder, kan formanden indkalde til ekstraordinære møder.

Stk. 3. Formanden skal indkalde det kollegiale organ, når ¼ af medlemmerne skriftligt begærer dette og angiver dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter sekretærens/formandens modtagelse af begæringen.

§ 3. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i det kollegiale organ, må dette meddeles formanden inden mødets afholdelse. I beslutningsreferatet fra hvert enkelt møde skal anføres, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Mødeindkaldelse og fremlæggelse af sager

§ 4. Indkaldelse med dagsorden udsendes af formanden mindst fem dage før mødets afholdelse. Hvis særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsordenen skal oplyse, hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet.

Stk. 2. Dagsordenen udsendes til hvert medlem af det kollegiale organ og til rektor, ligesom den offentliggøres ved opslag efter nærmere bestemmelse i de enkelte organers forretningsordener.

Stk. 3. De enkelte medlemmer af det kollegiale organ og rektor kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter og materiale til de ordinære møder skal være sekretæren/formanden i hænde mindst otte dage før afholdelsen af mødet.

Stk. 4. Formanden sørger for sammen med dagsordenen at udsende det relevante materiale til forhåndsorientering for medlemmerne.

Stk. 5. Formanden sørger for, at sagerne og oplysninger, der er tilvejebragt til behandlingen af disse, fremlægges til eftersyn for medlemmerne af det kollegiale organ senest tre dage før mødets afholdelse.

Mødeledelse og forelæggelse af sagerne

§ 5. Formanden, og i hans forfald næstformanden, leder organets møder. Han træffer bestemmelse i alle spørgsmål om ledelsen af forhandlingerne og iagttagelse af god orden under mødet. Desuden formulerer han de forslag, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 2. Medlemmer af et kollegialt organ, der ønsker ordet, henvender sig til formanden, som giver ordet til den enkelte i den rækkefølge, det er begæret. Hvis flere begærer ordet samtidig, bestemmer formanden rækkefølgen.

Stk. 3. Under forhandlingerne rettes ethvert forslag til formanden. Når han finder anledning dertil, eller når det begæres af mindst tre medlemmer, skal det besluttes ved afstemning, om en forhandling skal afsluttes.

Stk. 4. Formanden kan lade spørgsmål, der iflg. forretningsordenen afgøres af ham, afgøre af det kollegiale organ.

§ 6. Sagerne behandles i den rækkefølge, som formanden bestemmer, hvorfor han kan fravige rækkefølgen i dagsordenen. Når mindst tre medlemmer fordrer afstemning herom, afgør det kollegiale organ dog rækkefølgen for behandlingen af sagerne.

Stk. 2. Ethvert medlem af et kollegialt organ kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsorden og herunder rejse spørgsmål om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til offentlig behandling og omvendt.

 Rutinesager, der iflg. § 1 kan afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden til hvert af medlemmerne med angivelse af frist for tilbagesendelse. Ethvert medlem kan ved påtegning af sagen forlange den henvist til behandling i et møde. Formanden sørger i så tilfælde for dens optagelse på dagsordenen for næstfølgende, ordinære møde.

Mødets afholdelse

§ 8. Formanden konstaterer ved hvert mødes begyndelse, om det kollegiale organ er indkaldt med lovligt varsel.

Stk. 2. Det kollegiale organ er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 3. Beslutning kan kun træffes om sager, der er optaget som selvstændige punkter på den udsendte dagsorden.

Stk. 4. I tilfælde, hvor det er af betydning for behandlingen af en sag, kan formanden lade udenforstående indkalde til på mødet at fremsætte udtalelser eller deltage i forhandlingen uden stemmeret.

§ 9. Efter formandens bestemmelse sker afstemning ved håndsoprækning eller navneopråb. Hvis særlige hensyn gør det ønskeligt, kan afstemning foregå skriftligt på stemmesedler, der udleveres af formanden. Hvis formanden anser udfaldet af en afstemning for givet på forhånd, kan han nøjes med at angive den opfattelse, han har af sagens udfald. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den opfattelse, han har angivet.

Stk. 2. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer, medmindre andet fastsættes. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

(NB: Formuleringen i ovennævnte §9, stk. 2 om stemmelighed er ikke længere gældende. I stedet gælder jf. vedtægtens § 28, stk. 2 følgende: ”Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende, dog ikke i studienævn, hvor et forslag som udgangspunkt bortfalder ved stemmelighed, medmindre forslaget af hensyn til undervisningen er nødvendigt for universitetets virksomhed. Et sådant forslag går da til dekanens afgørelse.”

Stk. 3. Forslag, der har fået flere end halvdelen af de afgivne stemmer, er vedtaget. Hvis der er fremsat mere end to hovedforslag, afgør formanden, hvorvidt afstemningen skal foretages med relativt flertal, således at det forslag, der har fået flest stemmer, er vedtaget, eller hvorvidt afstemningen skal foretages i flere omgange, således at der først stemmes om det mest vidtgående forslag. Sidstnævnte fremgangsmåde anvendes, hvis de fremsatte forslag er formuleret som hovedforslag, ændringsforslag hertil samt eventuelt underændringsforslag. Formanden bestemmer rækkefølgen af afstemninger om ændringsforslagene, men således at afstemningen herom altid er afsluttet før afstemningen af hovedforslaget.

Stk. 4. Såfremt mindst 1/3 af organets medlemmer begærer det, skal formanden lade de i stk. 3 nævnte spørgsmål vedrørende afstemningsmetoden og rækkefølgen af afstemninger afgøre af det kollegiale organ.

Udvalg

§ 10. Forud for nedsættelse af udvalg træffer det kollegiale organ ved flertalsbeslutning afgørelse om udvalgets kommissorium og størrelse samt om indkaldelsen til dets konstituerende møde.

Stk. 2. Udvalget skal – medmindre andet bestemmes af det kollegiale organ – selv vælge sin formand og afgive skriftlig beretning.

Stk. 3. Udvalg betragtes som opløst, når kommissoriet er opfyldt.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger

§ 11. Medlemmer af universitetets kollegiale organer har pligt til at deltage i disses møder.

Stk. 2. Hvis et medlem af et kollegialt organ mister sin valgbarhed, afgår i løbet af valgperioden eller erklæres inhabil, jf. de generelle inhabilitetsregler, eller hvis et medlem ved fravær i mindste to måneder på grund af sygdom, studierejse eller lignende er ude af stand til at møde, indkalder organet en suppleant. Et kollegialt organ træffer selv beslutning om, hvorvidt betingelserne for suppleantens indtræden er opfyldt.

§ 12. Et medlem af et kollegialt organ er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger om sager, hvori den pågældende har privat interesse, jf. de generelle inhabilitetsregler.

Stk. 2. Medlemmet skal underrette det kollegiale organ om forhold, der bevirker eller kan give anledning til formodning om inhabilitet. Meddelelse herom skal så vidt muligt gives til formanden inden mødets afholdelse. Det kollegialeorgan afgør herefter, om det pågældende medlem skal vige sædet, jf. § 11, stk. 2. Et medlem er ikke afskåret fra at stemme om sin habilitet.

Referater og ekspedition af behandlede sager

§ 13. Det kollegiale organs beslutninger optages i et beslutningsreferat. Dette underskrives af formanden og sekretæren og udsendes og opslås snarest muligt på den i § 4, stk. 2 nævnte måde, hvorefter det forelægges til godkendelse på organets næstfølgende møde.

Stk. 2. Ethvert af medlemmerne samt de i henhold til § 8, stk. 4 tilkaldte kan forlange opfattelser, der afviger fra beslutningerne, optages i referatet. I sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kan de tillige forlange, at denne gøres bekendt med indholdet af referatet, idet de ved sagens fremsendelse har adgang til at lade denne ledsage af en begrundelse af standpunktet.

Stk. 3. Referatet skal i øvrigt indeholde oplysning om hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse og behandlingen af de enkelte punkter, samt om beslutninger under de enkelte dagsordenspunkter og resultatet af en eventuel afstemning med angivelse af de enkelte medlemmers stemmeafgivning.

§ 14. Ekspedition af de sager, der er behandlet af det kollegiale organ, påhviler formanden. Alle henvendelser til myndigheder uden for institutionen videreekspederes af rektor.

Valg af formand og næstformand i Studienævn

§ 15. Efter ordinære studienævnsvalg foretager disse på første møde valg af formand og næstformand. Næstformanden vælges blandt de studerende. Afgår én af disse i valgperioden, foretages nyvalg til resten af perioden. Valget af formand og næstformand skal godkendes af dekanen.

Stk. 2. Næstformanden er formandens stedfortræder med de pligter og beføjelser, der er nævnt i Standardforretningsordenen.

Stk. 3. Er der ved valget af næstformand kun foreslået én kandidat, anses denne for valgt uden afstemning. Er der foreslået flere kandidater, er den kandidat valgt, som har opnået flere end halvdelen af de gyldigt afgivne stemmer (inklusive blanke stemmer). Har ingen kandidat opnået dette, foretages omvalg mellem de to kandidater, der har højst stemmetal. Har flere end to kandidater opnået højst stemmetal, deltager disse i omvalget. Har én kandidat opnået højst og flere kandidater næsthøjest stemmetal, deltager disse alle i omvalget. Ved omvalget er den kandidat valgt, der har opnået højst stemmetal. Har flere ved omvalg til hverv som næstformand opnået højst stemmetal, foretages lodtrækning mellem disse.

Spørgsmål vedrørende forståelsen af forretningsordenen

§ 16. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Hvis det begæres af tre medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende forståelsen af standardforretningsordenen skal dog forelægges rektor.

Derudover har Det Samfundsvidenskabelige Fakultet vedtaget en række hovedregler, som danner en overordnet ramme for studienævnenes arbejde. Disse regler findes på SDUnet.

Relevante emner i alfabetisk orden:

Afstemning

Hvis der i en sag er ikke er enighed om en beslutning, kan afgørelse opnås ved afstemning, jf. standardforretningsordenens §§ 5 og 9. Formanden formulerer de forslag, der skal stemmes om. Ved stemmelighed bortfalder et forslag som udgangspunkt, medmindre forslaget af hensyn til undervisningen er nødvendigt for universitetets virksomhed. Et sådant forslag går da til dekanens afgørelse. Dette jf. vedtægtens § 28, stk. 2

Begrundede afslag på dispensationer

Hvis der gives afslag på en dispensationsansøgning, eller hvis en dispensationsansøgning kun delvist imødekommes, skal studienævnets beslutning om afslag eller delvist afslag begrundes. Oftest vil begrundelsen være tilskrevet ansøgers egen begrundelse, som studienævnet vurderer ikke kan berettige til en dispensation. Ud over begrundelsen skal svarskrivelserne indeholde en klagevejledning.

Beslutningsdygtighed

Mindst halvdelen af medlemmerne skal være til stede ved mødets begyndelse, for at studienævnet er beslutningsdygtigt, jf. standardforretningsordenens § 8, stk. 2. Selv om nogle forlader mødet efterfølgende, og der derved er mindre end halvdelen af medlemmerne til stede, vil studienævnet fortsat være beslutningsdygtigt, blot studienævnet var beslutningsdygtigt ved mødets begyndelse. Dette sikrer, at der ikke kan spekuleres i udfaldet af en beslutning ved at forlade mødet før en evt. kontroversiel sag, som kunne føre til afstemning.

Dagsorden

Før hvert møde udfærdiger studienævnsformanden og studienævnssekretæren en dagsorden, som udsendes mindst 5 dage før mødets afholdelse, jf. forretningsordenens § 4. Alle kan anmode om at få et emne behandlet af studienævnet. Emner, som ønskes optaget på dagsordenen, skal fremsendes til studienævnet mindst 8 dage før mødets afholdelse. Formanden kan bestemme, at rækkefølgen i dagsordenen fraviges, jf. standardforretningsordenens § 6.

Bemærk, at der ikke kan træffes beslutninger under meddelelsespunktet eller punktet 'Eventuelt'.

Dispensationer, meritansøgninger mv.

Hvis en studerende ønsker at afvige fra gældende regler eller ønsker at søge om merit, fremsendes ansøgning til studienævnet. Alle dispensationsansøgninger skal indeholde en begrundelse. Studienævnet skal være opmærksom på, om en beslutning kan skabe præcedens, da de studerende har krav på samme behandling i enslydende sager med enslydende begrundelser.

Ekstraordinære møder

Hvis der mellem to planlagte studienævnsmøder dukker en alvorlig sag op, som kræver øjeblikkelig beslutning, og som åbenlyst kræver en dybtgående diskussion, kan studienævnsfor­manden beslutte at indkalde til ekstraordinært møde, jf. standardforretningsordenens § 2.

Forberedelse til møderne

Studienævnsmedlemmerne har pligt til at forberede sig til møderne. Alle dagsordenens punkter skal være lagt frem til gennemsyn senest 3 dage før mødet, jf. standardforretningsordenens § 4. Medlemmerne bør inden mødet have sat sig ind i problemstillingerne. Nogle studerende vælger at afholde deciderede formøder, hvor de studerende diskuterer punkterne.

Formandsbehandlinger

Vedr. Delegation af kompetence fra studienævn til formand for studienævn har Syddansk Universitets chefjurist i notat af 10. januar 2005 redegjort for de juridiske følger som følger:

”Kompetencen til at træffe afgørelser i en række sager om de studerendes forhold, herunder merit- og dispensationsansøgninger, ligger i studienævnene, jf. universitetslovens § 18, stk. 5 og 6 og vedtægtens §§ 27 – 29. Det er således lovbestemt, at en række bestemte sagstyper skal afgøres af det kollegiale organ, idet sammensætningen af organet har betydning for sagens afgørelse, hvilket taler imod en delegation.

Det fremgår endvidere af § 1 i standardforretningsordenen, at studienævnet udøver sin virksomhed i møder.

Der findes ikke i universitetsloven eller i vedtægten en hjemmel til at delegere til formanden for studienævnet, ligesom der imidlertid heller ikke findes et forbud mod delegation til formanden.

Der er i almindelighed ikke noget til hinder for, at formanden på nævnets vegne kan bemyndiges til at tage stilling til sager vedrørende overskridelse af klagefrister eller en begæring om genoptagelse af en sag, der tidligere har været behandlet af nævnet. Hvis formanden skal have disse bemyndigelser, skal det fremgå af nævnets forretningsorden, at man har givet disse bemyndigelser.

Studienævnet kan derimod ikke generelt bemyndige formanden til at tage stilling til de sagstyper, der fremgår af universitetslovens § 18, stk. 5 og 6 eller af vedtægtens §§ 27 – 29.

Det følger imidlertid af forvaltningsretlig praksis, at studienævnet kan bemyndige formanden til i hastesager at træffe afgørelser i sager omfattet af universitetslovens § 18, stk. 5 og 6 og vedtægtens §§ 27 – 29, hvis følgende betingelser er opfyldte: 1) Der skal være tale om en hastesag, der på grund af sagens karakter ikke kan nå at blive behandlet af studienævnet på et ordinært møde eller på et ekstraordinært møde. 2) Formandens afgørelse må ikke danne ny praksis på området. 3) Formandens afgørelse må ikke være i strid med gældende praksis. 4) Formandens afgørelse må ikke ændre gældende praksis. 5) Formandens afgørelse må ikke være specielt indgribende over for parten. 6) Der skal være tale om enkeltsager. 7) Studienævnet skal efterfølgende orienteres om formandens beslutning.

Afslutningsvis kan oplyses, at delegationen til formand ikke må tage et sådant omfang, at studienævnet reelt overflødiggøres i den konkrete type sager.”

Forretningsorden

Studienævnet fastsætter selv en forretningsorden inden for rammerne af standardforretningsordenen, jf. SDU’s vedtægter § 41, stk. 2.

Inhabilitet

Studienævnets medlemmer er forpligtet til at meddele studienævnet, hvis de er inhabile i en sag, som skal behandles af studienævnet, jf. standardforretningsordenens § 12. Et medlem er inhabilt, hvis medlemmet selv eller indirekte har en interesse i emnet. Det kan f.eks. være et ønske om at flytte en eksamen i et fag, som medlemmet selv er tilmeldt, eller det kan være ens kæreste, som har en dispensationsansøgning, som skal behandles. Reglerne om inhabilitet fremgår af Forvaltningslovens kapitel 2.

Konstituerende møder

Når der har været afholdt valg, afholdes første møde herefter som konstituerende møde, hvor der vælges studienævnsformand og næstformand, jf. standardforretningsordenens § 15. Der kan ikke behandles punkter på et konstituerende møde, men mange studienævn vælger at afholde et ordinært studienævnsmøde i umiddelbar forlængelse af det konstituerende møde.

Lukkede punkter

Punkter, som indeholder oplysninger om personlige forhold eller personfølsomme oplysninger, skal behandles som lukkede punkter, jf. standardforretningsordenens § 1, dvs. der må kun være studienævnets medlemmer til stede under mødet. Evt. tilhørere eller observatører skal forlade mødet under behandlingen af lukkede punkter, med mindre studienævnet beslutter andet. Som eksempel på lukkede punkter kan nævnes: Dispensationer, undervisningsevaluering, klager over en underviser o.lign. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.

Meddelelser

På dagsordenen er der normalt et meddelelsespunkt, hvor der fremlægges emner, som kan have studienævnets interesse, men som ikke kræver en egentlig behandling. Studienævnet kan diskutere de fremlagte meddelelser, og medlemmerne kan fremsætte mundtlige meddelelser, som føres til referat. Skulle en meddelelse blive diskuteret med ønske om en beslutning, vil punktet skulle optages på det næstfølgende møde som dagsordenspunkt, før beslutning kan træffes og føres til referat. Der kan ikke træffes beslutninger under meddelelsespunktet.

Medlemmer

Medlemmerne i et studienævn er alle valgte medlemmer. Der er lige antal VIP-repræsentanter og studerende i studienævnet.

Mødedatoer

Før hvert semester besluttes mødedatoerne for næstkommende semesters møder. Der skal som minimum afholdes møde én gang i semesteret, jf. standardforretningsordenens § 2. Langt de fleste studienævn holder dog møder én gang om måneden.

Mødedeltagelse

Medlemmerne har pligt til at deltage i møderne, jf. standardforretningsordenens § 11.

Observatører

Studieledere er automatisk observatører i studienævnet, hvis de ikke i forvejen er medlemmer. Derudover kan studienævnet beslutte at lade yderligere personer være observatører, f.eks. faglige vejledere, administrativt personale. Observatører har taleret under møderne, men har ikke stemmeret, hvis en sag kommer til afstemning.

Offentlige møder

Studienævnsmøderne er offentlige, dvs. enhver har adgang til at overvære studienævnsmøderne i det omfang, der er plads i lokalet. Evt. tilhørere har ikke taleret og skal forholde sig roligt under møderne. Under lukkede punkter må kun studienævnets medlemmer være til stede, dvs. tilhørere skal forlade lokalet under behandling af lukkede punkter.

Referater

Studienævnssekretæren udfærdiger referater af studienævnsmødet. Referatet er et beslutningsreferat, dvs. enhver skal af referatet kunne læse, hvad studienævnet har besluttet, men kan ikke nødvendigvis læse argumentationerne. De fleste vælger dog at skitsere de mest markante argumentationer for en beslutning. Studienævnsformanden godkender referatet, inden det offentliggøres. Hvis et studienævnsmedlem har indsigelser mod referatet, meddeles det ved det næstfølgende møde og føres her til referat.

Skriftlig sagsbehandling

I rutinesager kan afgørelse træffes ved skriftlig behandling, jf. standardforretningsordenens § 1. Studienævnsformanden vil da formulere et forslag til beslutning, som fremsendes til studienævnsmedlemmerne med en svarfrist. Hvis der ikke indkommer protester inden svarfristens udløb, er formandens beslutning godkendt. Kommer der indsigelser, gælder samme regler, som ved afstemning. Ansøgninger, som sendes til skriftlig sagsbehandling, bør ikke være kontroversielle eller indeholde beslutninger af mere principiel karakter, men bør udelukkende være rutinesager.

Studieledere

Studieledere udpeges af dekanen efter indstilling fra studienævnet. Studielederen har til opgave i samarbejde med studienævnet bl.a. at forestå den praktiske tilrettelæggelse af undervisning og af prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen.

Studienævnsformand og næstformand

På første møde efter et valg vælges hhv. en formand og en næstformand, jf. standardforretningsordenens § 15. Formandens opgaver vil typisk være: 1) at fastsætte mødedatoer, 2) at fremlægge studienævnets forretningsorden inden for rammerne af standardforretningsordenen, at indkalde til studienævnsmøder, at fremlægge sager til mødet, at afholde studienævnsmøderne (lede møde og forelægge sagerne) og at underskrive mødereferatet. Studienævnsformanden vil i mange tilfælde tillige være studieleder, og opgaverne vil da være udvidet med studielederens opgaver.

Tavshedspligt

Studienævnsmedlemmerne har tavshedspligt. Tavshedspligten ophører ikke med udtræden af studienævnet.

Tillægsdagsorden

Hvis der efter dagsordenens udsendelse, indkommer punkter, som ikke kan afvente næstkommende møde, kan studienævnsformanden vælge at udsende et tillæg til dagsordenen, så punktet kan behandles på mødet.