Inviterede: Elsebeth Stenager (KFL, Psyk. Region Syd), Christian Backer Mogensen (KFL, SHS), Jonna Skov Madsen (KFL, SLB), Torben Knudsen (KFL, SVS), Karen Schreiber (KFL, DG), Charlotte Simonÿ (KFL, NSR), Rikke Steensbjerre Møller (KFL, Filadelfia), Bibi Hølge-Hazelton (KFL, SUH), Lene Lauge Berring (KFL, Psyk. Region Sjæl.), Jonas Ahler (ph.d.-stud. NSR), Tobias M. Windedal (ph.d.-stud., SVS), Anitta Øhlenschlæger Johansen (adm. SVS), Julie Ramskov (adm. SHS), Randi Bilberg (adm. SLB), Malene Korsholm (adm. IRS), Kim Houlind (I-leder)
Afbud: Christian Backer Mogensen, Elsebeth Stenager, Karen Schreiber
Mødeleder: Kim Houlind
Referent: Malene Korsholm
Dagsorden
1. Velkomst v/Kim
Velkommen til ny ph.d.-studerende Tobias M. Windedal fra Forskningsenheden for endokrinologi, Esbjerg som erstatter Morten Lorentzen.
Velkommen til ny koordinerende forskningsleder fra Dansk Gigthospital Karen Schreiber, som erstatter Oliver Hendricks. Karen deltager næster gang.
2. Bordet rundt – Nyt fra de enkelte sygehuse v/alle
Torben: Kandidatuddannelsen i medicin i Esbjerg udvides fra 30 til 50 studiepladser, sandsynligvis med virkning fra september 2025. Denne udvidelse er en del af en decentraliseringsproces, der anerkender det nuværende arbejde. Det er en regional fortjeneste, hvor lægefaglige kræfter fra hele IRS’ område har været bredt involverede. Der venter nu en omfattende planlægning bl.a. med at finde stamafdelinger.
Jonna: Vi byder muligvis en ny koordinerende forskningsleder fra SLB velkommen næste gang. Vi har fået en forskningsenhed, der arbejder med screening og særligt kræftscreening. Vi kan med fordel involvere hinanden på tværs af IRS bl.a. involveres SHS i et projekt vedrørende tarmkræftscreening. I screeningsprogrammerne kan der komme andre samarbejdspartnere til, herunder inden for sundhedsøkonomi og patienternes oplevelser.
Kim: Jeg glæder mig over udvidelsen af kandidatuddannelsen. I forhold til screeningsforskningsenheden på SLB, satser vi på, at vi har aortascreening med til det finanslovsudspil, der kommer om en uges tid og det vil være oplagt med samarbejde om det.
Julie: Vores forskningsstrategi fra SHS er ved at være klar. Kandidatuddannelsen i Sygepleje (Cand.cur.) starter snart.
Rikke: Der er kommet en ny professor, nr. 4 på vores sygehus.
Bibi: Kick-off for erhvervskandidatstuderende fandt sted i mandags og de starter om lidt. Vi har nu 44 sygeplejersker i gang med erhvervskandidatuddannelsen og har også fået nogle bioanalytikere med. Vi forventer også at få radiografer i gang snart. Uddannelsen har kørt i et år uden frafald. Der er ledelsesopbakning til at gennemføre og prioritere ressourcer, da vi har fundet en model, der fastholder folk i klinikken, samtidig med at de bliver akademisk uddannet, hvilket giver “value for money”.
Charlotte: Vores sygehusledelse støtter generelt forskning.
Jonas: Har deltaget i Institutrådet i næsten 2 år. Jeg tager til Melbourne resten af året og får lov til at være med i deres forskning. Dette er mit sidste møde og det har været en fornøjelse.
Kim: Tusind tak for indsatsen, du har givet gode input hele vejen rundt. Det har været en fornøjelse at have dig med.
3. KFL tager selv ansættelsessamtaler/forlængelser med yngre forskere? v/Kim
Vi har nogle rutiner vedrørende hyppigheden af møder, ansættelsessamtaler og statussamtaler, som blev etableret, da instituttet var mindre. For 3 år siden var vi 250 personer og nu er vi 420 og instituttet vokser stadig. Vores styrke ligger i vores erfarne og dygtige koordinerende forskningsledere, som har godt styr på deres enheder. Min kalender er fyldt de næste par måneder, så er det tid til, at jeg ikke længere deltager i ansættelsessamtaler under lektorniveau? Dvs. at adjunkter og postdocs ansættes uden institutlederens deltagelse, da det strategiske syn på, hvad der skal ske, er klart. Jeg vil gerne lære nye at kende tidligt i deres karriere, men samtidig at rationalisere nogle arbejdsgange. Det kan sende et godt signal, at beslutningskompetencen overdrages til jer i forhold til kandidaten og jeres respektive direktioner.
Jonna: Bakker fuldt op omkring dette. Meget er afgjort på forhånd.
Torben: Helt enig. Som koordinerende forskningsleder repræsenterer man også SDU og med deltagelse af direktionen.
Kim: Det er hermed besluttet, men jeg møder gerne op, hvis der er behov. Jeg tager de planlagte samtaler i kalenderen.
4. Ph.d.-studerende til Ph.d.-cup v/Malene
Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, SDU og Region Syddanmark inviterer til Åben Forskerdag den 8. november 2024 på Comwell i Middelfart.
Det er et heldagsarrangement med gruppesessioner, forskellige stande og en Ph.d.-cup om eftermiddagen. IRS skal udpege 2 ph.d.-studerende til Ph.d.-cup og SLB har indmeldt 3 mulige kandidater. Der er enighed om at udvælge 2 af de 3 indmeldte ph.d.-studerende. Vinderen modtager et legat på 10.000 kr. og alle deltagere får coaching i formidlingspræsentation.
5. SUND-Freja v/Malene
Et nyt system til registrering af undervisningsaktiviteter er planlagt til implementering i midten af 2025 på SUND, SDU. En arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra hvert institut, TR, SUND HR og SUND Økonomi er blevet nedsat. Fra IRS deltager professor Else Marie Bladbjerg fra Esbjerg i arbejdsgruppen. Inden systemet tages i brug, får alle VIP- og D-VIP-ansatte mulighed for at indsende kommentarer. Der vil også være et pilotprojekt, hvor alle institutter skal teste systemet. Planen er, at institutsekretærer indtaster normer for undervisning, vejledning og øvrige aktiviteter i systemet. Underviserne kan også selv logge ind og se deres egen saldo. På et senere tidspunkt kan vi invitere projektlederen for SUND-Freja til at fortælle mere om systemet.
6. Omrokering af de kliniske institutter v/Kim
Stabsfunktionen vil ændre sig. IRS og Klinisk Institut ønsker et tættere samarbejde omkring sekretariatsbetjeningen. Det er besluttet at oprette et fællessekretariat med én sekretariatsleder, mens hvert institut får en institutsekretær. Institutsekretærerne vil have overlappende opgaver på begge institutter. Vi vil udvikle fælles procedurer og ensrette arbejdsprocesser, hvor det er muligt. Der kommer en ny institutsekretær, som primært vil være tilknyttet Klinisk Institut. Der bliver snart slået en stilling op til sekretariatsleder. Vores HR- og økonomimedarbejdere er ikke længere ansat under institutterne, men arbejder i selvstændige enheder med tilknytning til institutterne.
7. Overhead v/Kim
Vi oplever stor vækst og hvis der er uregelmæssigheder i vores administration, kan de hurtigt vokse sig store. En del af mit arbejde består i at godkende fondsansøgninger og i nogle tilfælde er der ikke søgt om tilstrækkeligt overhead. Af de midler, der skal stå på SDU, skal IRS betale 10% til rektor. Hvis der kun er søgt 5% i overhead, resulterer det i et stort underskud for instituttet. Nogle fonde giver slet ikke overhead, hvilket kan udgøre en væsentlig trussel mod instituttets økonomi, hvis midlerne bevilliges. Nogle gange skal vi hurtigt godkende en ansøgning uden overhead, da den skal sendes dagen efter. Hvis der opstår et underskud, dækker instituttet det, men vi håber på, at midlerne ikke bevilliges, da det vil skabe økonomiske problemer. Dette er ikke holdbart i længden.
Vi har set på andre institutter, som har en fast regel om at søge 20% i overhead (10% til rektor og 10% til instituttet). Det er ikke sikkert, at vi kan gøre det på samme måde hos os. Fremover, når budgettet skal godkendes,3gennemgår Lillian fra SUND Økonomi det. Hvis der er søgt mindre end 20% overhead, kommer Lillian med et forslag til muligt overhead, som kan søges til instituttet. Dette kan f.eks. dække løn til økonomimedarbejdere, institutsekretærer eller andre på instituttet. Vi forsøger at standardisere vores procedure for overhead. Underskud kan dækkes med midler fra andre fonde med højt overhead f.eks. Danmarks Frie Forskningsfond (DFF), som giver 44% overhead.
Rikke: Hvor lang tid før skal budgettet foreligge?
Kim: Vi har endnu ikke lagt dette fast, men der kommer en procedure på dette. Der gives hurtig godkendelse til de ansøgninger, hvor der er søgt nok overhead.
Rikke: Skal der være en rettesnor, hvis man f.eks. kun kan søge 5 % overhead, så skal der søges til sekretærløn som giver de sidste 15% procenter?
Kim: Gerne en TAP-løn. Tanken er, at vi skal snakke om det i god tid.
Danske Universiteter og 6 private danske fonde Novo Nordisk Fonden, Villum Fonden, Carlsbergfondet, Velux Fonden, Lundbeckfonden og LEO Fondet har indgået en aftale om fremtidig finansiering af universiteternes udgifter på forskningsprojekter. Aftalen sikrer, tildeling af et projekttillæg, som en del af bevillingen til et forskningsprojekt. Projekttillægget skal finansiere de afledte projektomkostninger og vil dermed erstatte overhead, administrationsbidrag, benchfee mm. Denne model gør sig gældende ved ansøgning om forskningsprojekter under 50 mio. kr. i åbne opslag: https://sdunet.dk/da/nyheder/nyheder_fra_sdu/introduktion-til-projekttillaeg
8. Administrative input v/Anitta, Randi og Julie
Randi og Jonna: Vi er i gang med programmet for vores Studietur for Institutrådet til SLB, Kolding d. 03.10.24. I må gerne melde tilbage ift. forplejning. Institutrådsmøde ligger fra kl.13.00-15.00. Programmet indeholder besøg på røntgenafdelingen, blodprøvetagning på børn og screening. Mulighed for at hilse på den nye lægefaglige direktør Charlotte Birkmose Rotbøl.
9. Arrangementer ved IRS i 2024 v/Kim
Programmet til Institutforum den 10. december er næsten klar. Temaet bliver undervisning og hovedtaleren er Clement Kjersgaard, studievært, som vil holde et foredrag om fremtidens undervisning. Måske er navnet ”Institut for Regional Sundhedsforskning” ikke længere helt retvisende. Vi er ikke kun et institut som forsker, vi er i tiltagende grad også et institut som underviser.
10. Evt.
Carsten Salling har afsluttet sit ph.d.-projekt. Invitere Carsten til at komme og fortælle om sin ph.d. til institutrådet og give en praksisorienteret fremstilling af, hvad han har lært ud fra den empiri, han har indsamlet fra vores institutioner.
Adjungerede professorer:
Bibi: Vi bør have fælles retningslinjer og mulighed for at invitere vores adjungerede professorer til at møde hinanden og orientere om deres tilstedeværelse. Skal vi samarbejde om noget, der går på tværs af vores organisationer? Flere adjungerede professorer har efterlyst en bedre forståelse af instituttet, ikke kun ved at hilse på Kim og besøge SDU, men også ved at forstå konstruktionen og samarbejdet.
Torben: Mine erfaringer viser, at nogle adjungerede professorer fungerer godt, mens andre hører man mindre til. Vi kan arbejde på at integrere dem bedre og finde måder at invitere dem med i vores aktiviteter.
Kim: For nogle specialer er det mere oplagt at inddrage adjungerede professorer end for andre. Det er vigtigt at bruge dem i ansøgninger, da det styrker ansøgningen betydeligt at have en international forsker med og flere lande repræsenteret.
Malene: En oversigt over vores adjungerede professorer og lektorer på vores IRS hjemmeside og deres periode: https://www.sdu.dk/da/om-sdu/institutter-centre/irs-regional-sundhedsforskning/forskning/adjungerede
Charlotte: Malene hjalp mig, da vi skulle have Alison her og jeg havde store drømme om at arrangere et IRS-arrangement. Der er mulighed for at skabe synergi og udvikle hybridløsninger.
Må man bruge SDU AI ”Copilot”: https://copilot.microsoft.com/ og er den GDPR sikker?
Malene: Ja, Copilot er sikker at bruge og det foregår i et ”lukket rum”.
https://sdunet.dk/da/nyheder/nyheder_fra_sdu/copilot-chat-paa-sdu
Chair til ph.d.-forsvar:
Lene: Jeg har ph.d.-studerende som afslutter og skal have en chair og andre skal i gang med deres ph.d. og skal have nogle til at vurdere deres protokol. Jeg har virkelig haft svært ved at finde chair. Folk havde travlt og jeg brugte meget tid på det. Har været heldig at få en fra SUH.
Kim: Nogle gange kan vi bytte og hjælpe hinanden. Der er ingen koordination fra ph.d.-skolen. Hvis I ikke kan finde nogen og mange siger nej, kan I lade det gå gennem mig. Det behøver ikke at være en fra specialet, der er chair.
Næste institutrådsmøde:
03.10.24: Studietur til Kolding for institutråd kl. 10.00-15.00 (inkl. institutrådsmøde kl. 13.00-15.00). Fysisk fremmøde
Vigtige datoer for 2024:
- 10.12.24: Institutrådsmøde kl. 11.00-13.00 (før Institutforum kl. 14.00-18.30). Fysisk fremmøde
- 10.12.24: Institutforum kl. 14.00-18.30. Sted: Nyt SUND, Odense.