Repræsentantskabet har de opgaver og kompetencer, der er bestemt i § 10 i Vedtægt for Syddansk Universitet. Nærværende forretningsorden regulerer de formelle rammer for repræsentantskabets arbejde.
§ 1. Repræsentantskabet består af 40 medlemmer, der udpeges på følgende måde:
1. En repræsentant udpeges af Region Syddanmark og en repræsentant udpeges af Region Sjælland.
2. Borgmestrene i henholdsvis Sønderborg, Esbjerg, Kolding, Slagelse og Odense Kommuner udpeges som repræsentanter.
3. 33 repræsentanter udpeges af repræsentantskabet, jf. § 11. Der skal herved sikres alsidig repræsentation for erhvervsliv, kulturliv, uddannelsesinstitutioner og offentlige myndigheder. Sammensætningen skal afspejle, at universitetet er regionalt forankret og internationalt orienteret.
Stk. 2. Medlemmerne af repræsentantskabet udpeges for en funktionsperiode på fire år, og genudpegning kan finde sted. Ved et medlems varige forfald udpeges et nyt medlem.
Stk. 3. Repræsentantskabet vælger af sin midte en formand og en næstformand. Genvalg kan finde sted én gang. Afgår én af disse i valgperioden, foretages nyvalg til resten af perioden. Næstformanden er formandens stedfortræder med de pligter og beføjelser, der er nævnt i forretningsordenen.
Stk. 4. Er der ved valget af formand og/eller næstformand kun foreslået én kandidat, anses denne for valgt uden afstemning. Er der foreslået flere kandidater, er den kandidat valgt, som har opnået flere end halvdelen af de gyldigt afgivne stemmer (inklusive blanke stemmer). Har ingen kandidat opnået dette, foretages omvalg mellem de to kandidater, der har højst stemmetal. Har flere end to kandidater opnået højst stemmetal, deltager disse i omvalget. Har én kandidat opnået højst og flere kandidater næsthøjest stemmetal, deltager disse alle i omvalget. Ved omvalget er den kandidat valgt, der har opnået højst stemmetal. Har flere ved omvalg til hverv som formand og/eller næstformand opnået højst stemmetal, foretages lodtrækning mellem disse.
Stk. 5. Funktionsperioden for formand og næstformand er 4 år.
§ 2. Rektor stiller administrativ bistand til rådighed for repræsentantskabet.
Stk. 2. Repræsentantskabet udarbejder til rektors godkendelse en forretningsorden inden for rammerne af standardforretningsordenen.
Repræsentantskabets møder.
§ 3. Repræsentantskabet udøver sin virksomhed i møder. Møderne er offentlige, men kan behandles for lukkede døre, hvis det på grund af deres beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt anses for nødvendigt eller ønskeligt. Sager kan dog behandles ved skriftlig behandling efter formandens nærmere bestemmelse. Ved udsendelse af materiale til skriftlig behandling skal der gives medlemmerne mindst 5 dage til behandling af sagen.
Stk. 2. Sager, der indeholde oplysninger om personlige forhold, skal behandles for lukkede døre.
Stk. 3. Repræsentantskabets formand afgør, om en sag behandles for lukkede døre.
Stk. 4. Enhver har adgang til at overvære Repræsentantskabets offentlige møder under
iagttagelse af god ro og orden. Hvis en tilhører forstyrrer mødet, kan formanden udelukke denne eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet.
Stk. 5. Medlemmerne af bestyrelsen deltagerne i Repræsentantskabets møder som observatører. Studentermedlemmer af bestyrelsen kan udpege yderligere to observatører blandt universitetets studerende med henblik på at sikre en bred repræsentation fra universitetets fakulteter.
Stk. 6. Bestyrelsesmedlemmer ved Syddansk Universitet samt Rektor, og/eller en af ham udpeget person, har ret til at overvære sagsbehandling for lukkede døre.
§ 4. Repræsentantskabet skal afholde møde mindst én gang i semestret.
Stk. 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i Repræsentantskabet, må dette meddeles for-manden (ved sekretariatet) inden mødets afholdelse. I beslutningsreferatet fra hvert enkelt møde skal anføres, hvilke medlemmer der har været til stede.
Mødeindkaldelse og fremlæggelse af sager.
§ 5. Indkaldelse med dagsorden udsendes af formanden mindst fem dage før mødets afholdelse. Hvis særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted.
Stk. 2. Dagsordenen udsendes til medlemmerne og offentliggøres på SDUs hjemmeside.
Stk. 3. De enkelte medlemmer af Repræsentantskabet kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter og materiale til de ordinære møder skal være sekretæren/formanden i hænde mindst otte dage før afholdelsen af mødet.
Mødeledelse og mødets afholdelse.
§ 6. Formanden, og i dennes forfald næstformanden, leder Repræsentantskabets møder.
Stk. 2. Formanden konstaterer ved hvert mødes begyndelse, om Repræsentantskabet er indkaldt med lovligt varsel.
Stk. 3. Repræsentantskabet er ved ordinære møder beslutningsdygtigt ved de fremmødte medlemmer.
Stk. 4. Ved udpegning af de udefra kommende medlemmer af bestyrelsen, jf. vedtægtens § 10, stk. 2, skal mindst halvdelen af medlemmerne være til stede.
Stk. 5. Beslutning kan kun træffes om sager, der er optaget som selvstændige punkter på den udsendte dagsorden.
Stk. 6. I tilfælde, hvor det er af betydning for behandlingen af en sag, kan formanden lade uden-forstående indkalde til på mødet at fremsætte udtalelser eller deltage i forhandlingen uden stemmeret.
Afstemninger.
§ 7. Efter formandens bestemmelse sker afstemning ved håndsoprækning eller navneopråb. Hvis særlige hensyn gør det ønskeligt, kan afstemning foregå skriftligt på stemmesedler, der udleveres af formanden.
Stk. 2. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer, med-mindre andet er fastsat. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger.
§ 8. Et medlem af Repræsentantskabet er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger om sager, hvori den pågældende har privat interesse, jf. de generelle inhabilitetsregler.
Stk. 2. Medlemmet skal underrette Repræsentantskabet om forhold, der bevirker eller kan give anled-ning til formodning om inhabilitet. Meddelelse herom skal så vidt muligt gives til formanden inden mødets afholdelse. Repræsentantskabet afgør herefter, om det pågældende medlem skal vige sædet. Et medlem er ikke afskåret fra at stemme om sin habilitet.
Referater og ekspedition af behandlede sager.
§ 9. Repræsentantskabets beslutninger optages i et beslutningsreferat. Dette underskrives af formanden og sekretæren og udsendes snarest muligt på den i § 4, stk. 2 nævnte måde, hvorefter det forelægges til godkendelse på Repræsentantskabets næstfølgende møde.
Stk. 2. Ethvert af medlemmerne kan forlange opfattelser, der afviger fra beslutningerne, optaget i referatet. I sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kan de tillige forlange, at denne gøres bekendt med indholdet af referatet, idet de ved sagens fremsendelse har adgang til at lade denne ledsage af en begrundelse af standpunktet.
Stk. 3. Referatet skal i øvrigt indeholde oplysning om, hvilke medlemmer der var til stede ved mødets begyndelse og behandlingen af de enkelte punkter samt om beslutninger under de enkelte dagsordens-punkter og resultatet af en eventuel afstemning med angivelse af de enkelte medlemmers stemmeaf-givning.
§ 10. Ekspedition af de sager, der er behandlet af Repræsentantskabet, påhviler formanden. Alle henvendelser til myndigheder uden for institutionen videreekspederes af rektor.
Spørgsmål vedrørende forståelsen af forretningsordenen.
§ 11. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Hvis det begæres af tre medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning.
Vedtaget på Repræsentantskabsmødet den 22. september 2014.