Sådan bliver feedback mest effektiv
Feedback er en vigtig del af arbejdslivet. Den værdsættes af medarbejdere, som bruger feedback til at blive bedre, mens ledere bruger den til at udvikle deres teams til at blive mere effektive og produktive. Men hvilke aspekter er afgørende for, at feedback har en effekt?
Feedback er et vigtigt ledelsesredskab på mange arbejdspladser. Ledere, der er gode til at give feedback, bliver opfattet som bedre ledere. Deres medarbejdere er mere engagerede og produktive og har mindre fravær, lige som der er mindre udskiftning blandt de ansatte. Derfor melder spørgsmålet sig: Hvad er god feedback egentlig?
Sibilla Di Guida, der er lektor ved Institut for Virksomhedsledelse og Økonomi, SDU, har undersøgt hvilken indvirkning feedback har og hvilke aspekter, der er afgørende for, at feedback har en effekt.
-Resultaterne viser, at feedback øger effektiviteten væsentligt, selv i forhold til gentaget arbejde og opgaver, der er enkle at udføre, fortæller Sibilla Di Guida.
Men hendes forskning viser også at feedback skal være utvetydig.
-Feedback, der er uklar, kan sænke effektiviteten og produktiviteten markant, siger Sibilla Di Guida.
Gentagelse forbedrer ikke præstation
Vi løser i løbet af et arbejdsliv de samme arbejdsopgaver igen og igen. Nogle gange er opgaverne identiske og andre gange ligner de hinanden, uden dog at være helt ens.
Her er det naturligt at trække på tidligere erfaringer, simpelthen fordi man har løst sådanne opgaver flere gange før.
-Min forskning viser dog, at gentagelse alene, hverken er nok til at man kan forbedre sin egen præstation, eller til at man opnår en bedre forståelse af dynamikken i et arbejdsmiljø. Nøglen til at forbedre sig er den feedback, man får.
Vi har forskellige tilgang til problemløsning
Mennesker har en medfødt evne til at prøve at løse problemer og finde mønstre.
Men det fungerer forskelligt fra person til person. Tag f.eks. en gruppe, som samarbejder om et projekt. Nogle vil fokusere på deres egen adfærd og på, hvad deres valg betyder for gruppen: ”Hvordan kan jeg bidrage?”, ”hvilke ting kan jeg lave?”
Andre fokuserer på interaktionen i samarbejdet og analyserer, hvordan de andre i gruppen agerer, og på den baggrund vurderer de, hvordan de bedst kan bidrage til at nå det fælles mål.
Andre igen er mere målrettede og arbejder mod at nå et bestemt resultat, uden at gå så meget op i, hvordan det skal ske, og tilsidesætter måske samarbejdet og koordineringen med gruppen.
- Derfor vil målrettede medarbejdere ikke tage højde for deres kollegers adfærd, medmindre de instrueres i at gøre det. Og uden feedback vil de ikke opdage forskellene på situationer, som alligevel ikke er helt ens og vil derfor blindt anvende samme strategi hver gang, fortæller Sibilla Di Guida.
Mens feedback kan forbedre medarbejdernes præstationer markant, er det også et tveægget sværd, der kan hæmme præstationerne. Hvordan hænger det sammen?
- Svaret er igen, at vi mennesker foretrækker forskellige tilgange, når vi skal håndtere kompleksitet. Når man får feedback, vil man fortolke den ud fra sine erfaringer og tilpasse denne nye information til sin personlige tankegang og strategiske adfærd, siger Sibilla Di Guida og forsætter:
-Min forskning peger på, at tvetydig og uklar feedback bestyrker folk i deres egne overbevisninger. De vil tage den nye information og tilpasse den så meget som muligt til deres eget tankesæt og som et bevis på, at deres strategi er den rigtige.
Med denne overbevisning vil de derefter anvende samme strategi i enhver situation, uanset om den er brugbar eller ej. Derfor skal tvetydighed i feedback undgås for enhver pris.
Hvis en person modtager feedback, som klart og utvetydigt peger på, at vedkommendes nuværende strategi ikke er optimal, vil personen omsætte feedbacken til en anden strategi, der kan føre til et bedre resultat.
I et team, hvor medlemmerne f.eks. fokuserer på interaktionen og det fælles mål, er det bedst selv at gøre det samme. Det er derimod uhensigtsmæssigt, hvis man fokuserer på sin egen adfærd uden at tage højde for de andres adfærd, og hvor vigtig koordination er.
Måden at håndtere denne problemstilling på er gennem dialog og analyser. Diskuterer man den feedback, man har fået, med en ekspert (eksempelvis en mere erfaren kollega), mindskes risikoen for misforståelser. På samme måde er dialog i grupper, hvor man sammen analyserer succeser og fiaskoer, en god måde at opnå forbedringer på.
Her vil mennesker med forskellige strategiske tilgange præsentere deres synspunkter, hvilket gør det lettere at sammenligne forskellige fortolkninger, og det øger muligheden for at finde den bedste strategi.
Sibilla Di Guida anbefaler, at feedback bliver givet direkte. At undlade at give feedback om bestemte emner af frygt for at såre en medarbejders eller kollegas følelser er ikke vejen frem. Så er det bedre at gøre sig umage med at præsentere sin feedback på en direkte, men konstruktiv, måde, så man sikrer sig, at budskabet formidles korrekt.
Feedback er vigtig del af at være leder. Den værdsættes af ansatte, som bruger den som et redskab til at blive bedre, og af arbejdsgivere, som former og finjusterer deres teams til at blive mere effektive og produktive. Feedback er også noget, som skal anvendes præcist og nænsomt.
- God feedback er kendetegnende for godt lederskab, konkluderer Sibilla Di Guida.